Các bạn trẻ làm viêc tại các công ty nước ngoài ở các thành phố lớn như Hà nôi, TP Hồ Chí Minh, hay Đà Nẵng ngày càng tăng lên. Vì thế, ở môi trường công việc , giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng phải là một kỹ năng gần như bắt buộc hay "sống còn".
bài viết giới thiệu cái gọi là "kỹ thuật giao tiếp" được lược dịch từ bài viết của bà Sato Kumi - CEO của COSMO Japan.
Mình cũng khuyến khích các bạn đọc bản tiêng Nhật tại đây
1. Giao tiếp là quan trọng !
Nhiều CEO của các công ty nổi tiếng đã khẳng định "hầu như 100% thời gian giành cho việc giao tiếp". Chức vụ càng cao thì thời gian dành cho giao tiếp càng phải tăng lện.
Giao tiếp là công việc và vũ khí quan trọng của giới lãnh đạo.
Điểm chính của giao tiếp hướng về thay đổi hành vi của con người.
với mục tiêu này, chúng ta cần một nền tảng giao tiếp được chiến lược hoá rõ ràng.
2. Tìm ra nguyên nhân và thuyết giảng sẽ không làm thay đổi hành vi
Tại sao giao tiếp quan trọng ?
Bởi vì, giao tiếp là chìa khoá để làm cho con người tiến về phía trước.
vi du: khi nghe thông điệp " Chúng ta hãy cũng nhau cắt giảm 25% hiệu ứng nhà kính" , bao nhiêu người sẽ hành động theo ? bao nhiêu người sẽ lờ đi ?
nếu chung ta làm rõ thông điệp hơn: ý nghĩa của thông điệp là gì ? phải làm gì, đến thời điểm nào để đạt được múc tiêu đó. "
nếu người nghe hiểu đươc điều này, khả năng hành động của bản thân họ sẽ tăng lên.
3. Thay đổi từ suy nghĩ tiêu cực sang tích cực
Những gì bạn nói ra chính là thông điệp ngôn ngữ. Thông điệp phải trở thành "pro-active". Vậy một thông điệp "pro-active" là gì
chúng phải ở dưới dạng hình thức gọi "hướng đến tương lai" bằng cách truyền đi tin hiệu làm như thế nào, làm cái gì để có thể tiến về tương lai phía trước.
một là chuyển từ ý nghĩa tiêu cực sang tích cực.
hai là nâng bao hơn nữa khía cạnh tích cực.
ví du: tháng 3 nắm 2011 , xảy ra đông đất, sóng thần gây hư hại nhà máy điện hạt nhân Fukushima ở vùng đông bắc Nhật Bản.
Rõ ràng , bước đầu tiên tìm ra nguyên nhân vấn đề là cần thiết. nếu chỉ dừng ở đây, nghĩa là nó chỉ mang ý nghĩa tiêu cực rằng "tại hoạ do con người hay do thiên nhiên", hay "ai phải chịu trách nhiệm cho vấn đề này".
Khi chuyển sang khía cạnh tích cực se là "sau những điều đã xảy ra, phải học những gì, huấn luyện những gì để đối phó cho lần sau".
như vậy ở đấy đã chuyển từ khía cạnh tiêu cực sang tích cực.
tiếp theo, "Sự cố lần này, trên thế giới cũng có khả năng xảy ra. như vậy những gì là kinh nghiệm, đối sách của sự cố lần này có thể cần chia sẻ cho các nước khác"
ở đấy , từ khía cạnh tích cực là "hoc tâp kinh nghiệm , đối sách của sự cố" được nâng cao lên "chia sẽ những kinh nghiệm , đối sách cho cả thế giời".
ý nghĩa được nâng lên thành "cống hiên cho xã hội"
Mình cũng khuyến khích các bạn đọc bản tiêng Nhật tại đây
1. Giao tiếp là quan trọng !
Nhiều CEO của các công ty nổi tiếng đã khẳng định "hầu như 100% thời gian giành cho việc giao tiếp". Chức vụ càng cao thì thời gian dành cho giao tiếp càng phải tăng lện.
Giao tiếp là công việc và vũ khí quan trọng của giới lãnh đạo.
Điểm chính của giao tiếp hướng về thay đổi hành vi của con người.
với mục tiêu này, chúng ta cần một nền tảng giao tiếp được chiến lược hoá rõ ràng.
2. Tìm ra nguyên nhân và thuyết giảng sẽ không làm thay đổi hành vi
Tại sao giao tiếp quan trọng ?
Bởi vì, giao tiếp là chìa khoá để làm cho con người tiến về phía trước.
vi du: khi nghe thông điệp " Chúng ta hãy cũng nhau cắt giảm 25% hiệu ứng nhà kính" , bao nhiêu người sẽ hành động theo ? bao nhiêu người sẽ lờ đi ?
nếu chung ta làm rõ thông điệp hơn: ý nghĩa của thông điệp là gì ? phải làm gì, đến thời điểm nào để đạt được múc tiêu đó. "
nếu người nghe hiểu đươc điều này, khả năng hành động của bản thân họ sẽ tăng lên.
3. Thay đổi từ suy nghĩ tiêu cực sang tích cực
Những gì bạn nói ra chính là thông điệp ngôn ngữ. Thông điệp phải trở thành "pro-active". Vậy một thông điệp "pro-active" là gì
chúng phải ở dưới dạng hình thức gọi "hướng đến tương lai" bằng cách truyền đi tin hiệu làm như thế nào, làm cái gì để có thể tiến về tương lai phía trước.
một là chuyển từ ý nghĩa tiêu cực sang tích cực.
hai là nâng bao hơn nữa khía cạnh tích cực.
ví du: tháng 3 nắm 2011 , xảy ra đông đất, sóng thần gây hư hại nhà máy điện hạt nhân Fukushima ở vùng đông bắc Nhật Bản.
Rõ ràng , bước đầu tiên tìm ra nguyên nhân vấn đề là cần thiết. nếu chỉ dừng ở đây, nghĩa là nó chỉ mang ý nghĩa tiêu cực rằng "tại hoạ do con người hay do thiên nhiên", hay "ai phải chịu trách nhiệm cho vấn đề này".
Khi chuyển sang khía cạnh tích cực se là "sau những điều đã xảy ra, phải học những gì, huấn luyện những gì để đối phó cho lần sau".
như vậy ở đấy đã chuyển từ khía cạnh tiêu cực sang tích cực.
tiếp theo, "Sự cố lần này, trên thế giới cũng có khả năng xảy ra. như vậy những gì là kinh nghiệm, đối sách của sự cố lần này có thể cần chia sẻ cho các nước khác"
ở đấy , từ khía cạnh tích cực là "hoc tâp kinh nghiệm , đối sách của sự cố" được nâng cao lên "chia sẽ những kinh nghiệm , đối sách cho cả thế giời".
ý nghĩa được nâng lên thành "cống hiên cho xã hội"
Phần 2: Điều gì sẽ tác động đến người khác
suy nghĩ gì, giao tiếp như thế nào để truyền đạt đươc ý kiến bản thân, tác động vào hành động của người khác
đó chính là nền tảng cơ bản của giao tiếp có chiến lược.
1. Kể một câu chuyện có lô rích.
giao tiếp bắt đầu từ " ý muốn truyền đạt ý kiến bản thân".
giao tiếp mang tính chủ quan với ý muốn truyền đạt và được thấu hiểu.
thông điệp giao tiếp phải có tính lô rích và tính ưu tiên rõ ràng.
tại sao lại phải có tính lô rích ? đó chính là vì để người nghe có thể hiểu đúng được câu chuyện.
2. câu chuyện có tính logic sẽ tạo ra hành động.
● kể một câu chuyện có tính lô rích
● lần theo câu chuyện , người nghe có thể hiểu đúng được.
● hiểu đúng sẽ tạo ra hành động đúng.
3. câu chuyện có tính thư tự ưu tiên rõ ràng không ?
từ hình ảnh của người nói là "tạo ra hanh động như thế nào thì tốt" chuyển thành suy nghĩ của người nghe là "bản thân minh phải làm một cái gì đó" , nghĩa là thông điệp đã truyền tải được thành công.
Để làm được như thế, thêm vào tính lô gich thì tính ưu tiên theo thứ tự trong câu chuyện là không thể thiếu.
một câu chuyện có tính ưu tiên rõ ràng, người nghe sẽ tuỏng tưởng được cụ thể hành động mình phải làm là gì.
ngược lại cách nói "thế này cũng đươc, thế kia cũng được. cái này quan trong đấy nhưng mà cái kia cũng quan trong"
làm cho người nghe phân vân ko biết phải làm gì.
trong nhiều trường hợp, kể một câu chuyện có tính ưu tiên rõ ràng là khó nhưng câu chuyện đó sẽ tạo ra hành động của người nghe. cách nói cực đoan sẽ là "không cho phép người nghe tự bản thân phán đoán" hay là "khống chế con đường suy nghĩ của người nghe".
lô gích hay là thinking là nền tảng chủ yếu cho giao tiếp.
nhưng hãy ghi nhớ rằng tính logic thôi chưa đủ, sự tồn tại của người nghe mới tạo nên giao tiếp đầy đủ.
Phần 3 : cấu trúc khung cơ bản để thực thi giao tiếp hiệu quả
cấu trúc khung cơ bản chính là xương sống của giao tiếp. nó cũng chính là bộ khung định hình suy nghĩ. suy nghĩ sẽ dựa theo bộ khung đó để triển khai dần dần tạo ra giao tiếp hiệu quả.
bộ khung được cấu tạo bởi 3 giai đoạn
giai đoạn 1: xác định mục đích - muốn truyền đạt cái gì cho ai
giai đoạn 2: xác định chiến lược - cách truyền đạt như thế nào để đạt hiệu quả cao nhât
giai đoạn 3: hiểu rõ hoàn cảnh áp dụng - truyền đạt thông điệp đó ở đâu, khi nào ?
Ở giai đoạn 1: Mục tiêu giao tiếp phải làm rõ đối tượng muốn truyền đạt là ai, cái gì. còn gọi là communication Goal - CG. CG sẽ gần với khái niệm BG - Business Goal.
ví dụ:
BG- mục tiêu kinh doanh là "tăng doanh số", "mở rộng thị phần". cụ thể hơn là khách hàng mua hàng hiều hơn, sử dụng dịch vụ nhiều hơn.
Để đạt được mục tiêu kinh doanh này, mục tiêu giao tiếp cần đạt được là "muốn ai đó phải hành động như thế nào", "muốn ai đó phải hiểu , nhận thực được điều gì"。
tức là phát sinh mong muốn nhân việc cần làm việc chăm chỉ để tạo ra sản phẩm tốt, mục tieu tốt.
(thêm ảnh ở đây)
cụ thể hơn lô gích là:
1. muốn người A làm việc gì đó như thế nào ?
2. Để người A làm việc đó, cần thiết phải để người A hiểu và nhân thức được điều gì ?
3. Để người A nhận thức được điều gì thì cần phải nói như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất.
Như vậy, 2 phần tử quan trong trong CG ở đây là:
1. đối tượng của mục tiêu.
2. chìa khoá chính của thông điệp.
đối tượng chính là người sẽ thấu hiểu thông điệp. chìa khoá của thông điệp là cái mà đối tượng phải lí giải được nó.
chìa khoá thông điệp sẽ thay đổi theo đối tượng nghe.
vi dụ: Mục tiêu kinh doanh là tăng tiêu thụ cá hồi trong thị trường Nhật, chúng ta cần người tiêu dùng hiểu thông điệp là "cá hồi cao câp nhập khẩu của Na uy có vị và chật lượng rất xuất sắc "
Có hai vấn đề cần lưu ý ở đây:
- không sử dụng dụng cách so sánh chất lượng cá hồi nauy và cá hồi của Nhật bởi vì cách này ko phù hợp ở văn hoá chuông đồ Nhật.o
- cũng không dùng cách nói như là "tuy gia cao hơn giá cá hồi Nhật nhưng giá cả phù hợp với chất lượng cá ngon "
Thông điệp ở đây cũng ko chỉ đơn là là "cá ngon" mà phải truyền tải được nội dung " cá hồi cao cấp có vị và chât lượng xuất sắc"
Như vậy, xuất phát điểm phải là "Mục tiêu kinh doanh" sẽ tao ra "mục tiêu giao tiếp".
ở giai đoạn 2: suy nghĩ làm thế nào để đạt được mục tiêu - CG .
Nhấn mạnh rằng : không chỉ là "truyền đạt như thế nào" mà phải là "truyền đạt như thê nào để đạt hiệu quả cao nhất".
giai đoan này con gọi là Communicatin Strategy。
Chiến lược chính là phương châm để thực hiện phương pháp để đạt đươc mục tiêu.
chia làm 4 loại
loại 1: Drive - chiến lược mở rộng , nhấn mạnh
loại 2: Differentiate - chiến lược biệt dị hoá
loại 3: Enhance - chiến lược tăng thêm giá trị
loại 4: Reposition - chiến lược hoán đổi vị trí
loại 1: Drive nghĩa là nâng cao nhận thức của đối phương bằng cách nói nhấn mạnh vào một điểm mạnh . bằng cách nhấn mạnh vào điểm mạnh, sẽ nâng cao được nhận thức.
loại 2: Differentiate là chiến lược nhấn mạnh sự khác nhau. nhấn mạnh vào tính ưu việt tạo ra từ sự khác nhau sẽ thay đổi được nhân thức của đối phương.
loại 3: Enhance là chiến lược nhấn mạnh nhiều đặc trưng và điểm mạnh theo giai đoạn để nâng cao nhận thức của đối phương. so với chiến lược Drive chỉ nhấn mạnh vào một điểm ành thì Enhance lại nhấn mạnh nhiều điểm mạnh.
ví dụ: mục tiêu BG là "nâng cao hình ảnh thương hiệu để mở rộng thành một chuỗi các nhà hàng". chiên lược truyền thông là "muốn người tiêu dùng hiểu rằng khi đến nhà hàng sẽ được trải nghiệm các giá trị cao câp".
Để đạt được điều này, nhà hàng cần đưa ra thông điệp chứa nhiều điểm mạnh và đặc trừng của nhà hàng như là "nguyên liêu và thực phẩm cao câp, và là đặc sản", "cũng cấp thống nhất thực đơn món ăn", "nhần viên quan phục vụ chuyên nghiệp", "không gian quán tạo cảm giác bình yên"
loại 4 Reposition là chiến lược nhấn mạnh vị trí mới để đối phương thay đổi nhận thức.
nếu Differentiate đưa ra chỉ một điểm khác biệt thì Reposition sẽ đưa ra rất nhiều điểm khác biệt.
ví dụ:
năm 2003, Do thịt bò mỹ cho dịch nên bị cấm bán ở Nhật. sau đó khi dịch kêt thúc, dù đã được cho phép nhập khẩu treo lại nhưng do đã mật sự tin tương nênn người tiêu dùng vẫn không mua. ở đây, mục tiêu BG là "khôi phục lòng tin, tăng lượng tiêu thụ" . để đạt được mục tiêu BG cần đưa ra CG là " người tiêu dùng phải lí giải được tính an toàn của thịt bò Mỹ".
vì thế đưa ra các thực nghiệm khách quan(vị trí mới) mang tính khoa học liên quan đến thịt bò Mỹ để thay đổi nhân thực. đây là vị dụ điển hình.
sau cùng, giai đoạn ba còn gọi là Stategic Imperative.
Ba giai đoạn này đóng vai trò then chốt để đạt đươc giao tiếp hiệu quả.
hình dưới biểu thì cho 3 giai đoạn - còn gọi là Umbrella Framework.
No comments:
Post a Comment